Julen er nu veloverstået og nytåret er skudt ind. Et nyt år betyder samtidig for mange virksomheder, at afslutningen for året forinden skal til at gøres op, og bogholderne skal så småt til at bogføre 2015 på plads, så momsen kan indberettes, regnskabet opstilles og så skatten til sidst kan gøres op.
Den sidste del af årets bogføring er årets vigtigste bogføringsperiode, da de danner grundlag for virksomhedens årsrapport, og hele årets bogføring kigges igennem og rettes til, hvor nødvendigt.
Vi har derfor kigget nærmere på nogle af de ting, som måske bør overveje, når den sidste bogføring sættes i værk og regnskabet skal laves.
Husk afstemningerne – gør ikke bare som sidste år
Inden for revisions- og regnskabsbranchen siger man ofte, som svaret på mange spørgsmål: Gør som sidste år. Problemet med den tilgang er imidlertid, at lovgivning er dynamisk og ændres, så sidste års svar er ikke nødvendig dette års korrekte svar.
Det kan også være, at der er sket en fejl sidste år; enten menneskelig (ja, vi begår jo alle fejl) eller IT-mæssigt. Derfor skal vi gå til opgaven med omtanke og ikke hovedløshed.
Det er altid vigtigt, at få styr på poster som egenkapital primo (der kan stemmes af til sidste års regnskabs ultimo-egenkapital), likvider (bankafstemninger mv.), bankgæld, løn, moms og hvad der nu ellers er af muligheder.
En fejl mange begår er på momsområdet. Mange afstemmer til økonomisystemets egen udskrift – og det vil jo stort set altid stemme, med mindre man indberetter forkert. Det handler ikke blot at afstemme indeværende momsperiode til bogføringen, når vi er nået til årsafslutningen.
Det er ikke nok bare, at afstemme årets moms – det handler om at afstemme hele momsen; altså også den, som stod skyldig ved årets begyndelse samt den, der er opstået i løbet af året. Dette kan afstemmes til fx skattekontoen, hvor det fremgår, hvad der er betalt – og hvad der er skyldig.
Tip: det er altid en fordel at afstemme til ekstern dokumentation som skattekonto, e-indkomst eller lign.
Hvordan udvikler debitorerne sig?
De fleste virksomheder vil over tid skabe sig et mønster med udviklingen af debitorerne, hvor man naturligvis skal tage hensyn til situationer, hvor virksomhed er i vækst eller fald.
Et hurtigt kig på kontospecifikationen for debitorerne kan afsløre dette mønster. Fx kan mønsteret være, at debitorer på en bestemt dato næsten udlignes – så ved man, at man skal være opmærksom, hvis der en måned er en afvigelse herfra og saldoen stadig er stor. Det betyder ikke, at der er en fejl, men måske blot en enkeltstående afvigelse – eller en debitor, som enten bevidst eller ubevidst ikke har betalt sin gæld til virksomheden.
Her vil det jo så give mening, at man tager fat i den debitoransvarlige og kontakter den pågældende debitor – ganske som man ellers gør ved forfaldne debitorer.
De samme mønstre kan i øvrigt gøre sig gældende for kreditorer for især håndværkere, som har en konto ved fx det lokalebyggemarked og bliver faktureret månedligt.
Tip: større leverandører sender ofte jævnligt kontoudtog ud – brug disse til at afstemme de kreditorer, hvor dette er muligt, til kreditorsaldolisten.
Brug lidt tid på at behandle de materielle anlægsaktiver
Hvordan ser det ud med anlægsaktiverne? For det første er det vigtigt, at sikre at primotallene stemmer til sidste års ultimotal, hvilket hurtigt kan overstås og med gode økonomisystemer gerne skulle stemme.
Afskrivninger er noget, mange bogholdere holder sig fra og overlader til revisoren. Det er faktisk langt mere simpelt, end man skulle tro – måske kræver det bare lidt opstartshjælp fra fx revisoren, så man selv kan gøre det.
Udgangspunktet er, at der skal afskrives på materielle anlægsaktiver – efter den lineære metode, hvor man først skal vurdere aktivets levetid. Tommelfingerregler findes der mange af, men det kan fx nævnes at driftsmidler (biler, maskiner mv.) typisk afskrives over 3-5 år. Kostprisen af aktivet fordeles herefter ligeligt ud på det antal år, man vurderer levetiden til.
Husk at der skal fordeles på kalendermåneder ikke på regnskabsår. Et aktiv købt i oktober skal altså kun afskrives 3/12 af et års afskrivninger (v/ regnskabsafslutning 31.12)
Når aktivet er færdigafskrevet lader man det stå i sit anlægskartotek (hvor man holder styr på sine aktiver og afskrivninger) indtil den dag, hvor man sælger eller skrotter det.
Når et aktiv sælges så tilbagefører man aktivet; altså dets kostpris og alle de samlede afskrivninger fra køb og til salgsdato. Forskellen mellem salgsprisen og den bogførte værdi på salgstidspunktet (svarende til den tilbageførte kostpris og de samlede afskrivninger) skal bogføres i driften under enten andre driftsindtægter eller andre driftsomkostninger – alt efter om, der hhv. er tale om en gevinst eller et tab.
Tip: typisk udgiftsføres anskaffelser til en værdi af 12.800 kr. (12.900 i 2016) direkte i resultatopgørelsen som småanskaffelser.
Husk at få varelageret gjort op
Det er vigtigt, at varelageret tælles fysisk op for at sikre, at varer ikke er blevet væk. Optællingen skal foregå så tæt på statusdagen, som muligt, da årsrapporten skal afspejle den reelle værdi af varelageret ved regnskabsafslutningen.
Det handler ikke kun om, at sikre, at alt er tilstede, men i ligeså høj grad om at overveje, at værdien af de optalte varer er tidssvarende.
Det kan være gamle varer, som har vist sig usælgelige. Det kan også være, at man tidligere på året købte nogle varer langt billigere end markedsprisen er ved årsafslutningen. Man skal derfor gøre sig nogle overvejelser om varelagerets værdi.
Husk: årsregnskabsloven har kun krav om nedskrivning af værdien af varelageret, hvis det reelt set er mindre værd end, det er bogført til.
Deadlines – husk at aflevere regnskabet og indberette skatte inden
Årsrapporten skal for selskaber indberettes til Erhvervsstyrelsen inden senest 31. maj 2016, mens selvangivelsen skal være indberettet senest 1. september 2016
Selvstændige erhvervsdrivende skal indberette deres selvangivelse senest 1. juli 2016
Husk nu at få indberettet regnskab og selvangivelse til de rette myndigheder, så du slipper for unødvendige renter og gebyrer, mon ikke de kan bruges bedre andetsteds
Hvis du har brug for hjælp med at stille regnskab op, beregne skat eller lign. Så kontakt os gerne på mail@regnskabsfabrikanten.dk.
”PS vedr. Servicefradrag: Husk at beholde kvitteringer, som du ønsker at tage fradrag for – og at få dem indberettet på SKAT’s hjemmeside
